Безпека даних у електронному документообігу

Компанії все частіше переходять на безпаперовий формат роботи через його зручність та ефективність.

Надійний сервіс електронного документообігу від Київстар забезпечує високий рівень захисту інформації під час обміну документами. Такі системи значно спрощують процеси погодження та підписання документів, зберігаючи при цьому їх юридичну силу.

Захист даних при електронному документообігу базується на декількох важливих принципах:

• Шифрування даних під час передачі – всі документи, що передаються між користувачами системи, проходять через захищені канали зв’язку з використанням сучасних протоколів шифрування, що унеможливлює перехоплення чи підміну інформації. Наприклад, система Star.Docs від Київстар використовує надійні алгоритми шифрування для захисту документів під час їх передачі між користувачами.
• Розмежування прав доступу – кожен співробітник має чітко визначені права щодо перегляду, редагування та підписання документів. Це дозволяє контролювати, хто саме має доступ до конфіденційної інформації та які саме дії може виконувати з документами. Системи електронного документообігу надають можливість налаштовувати рівні доступу для різних категорій користувачів.
• Використання кваліфікованого електронного підпису гарантує цілісність документа та підтверджує особу підписанта. КЕП неможливо підробити або використати без відома власника, що забезпечує юридичну значимість електронних документів.

Впровадження таких заходів безпеки дозволяє компаніям впевнено користуватися перевагами електронного документообігу.

Технічні засоби захисту інформації

Надійність систем електронного документообігу забезпечується комплексом технічних рішень. Наприклад, Star.Docs від Київстар надає користувачам можливість зберігати документи у захищеному хмарному сховищі з регулярним резервним копіюванням даних.

Основні технічні засоби захисту інформації включають:

• Багаторівневу систему автентифікації користувачів, яка передбачає використання не лише логіну та паролю, але й додаткових факторів перевірки особи.
• Антивірусний захист усіх файлів, що завантажуються до системи, що запобігає поширенню шкідливого програмного забезпечення через документи.
• Журналювання всіх дій користувачів системи, що дозволяє відстежувати будь-які операції з документами та виявляти потенційні порушення безпеки.

Використання цих технічних засобів створює надійний фундамент для безпечної роботи з електронними документами.

Системи електронного документообігу постійно розвиваються для забезпечення максимальної безпеки даних. Впровадження електронного документообігу за допомогою рішень від перевірених провайдерів, таких як Star.Docs від Київстар, дозволяє організаціям не лише оптимізувати робочі процеси, але й гарантувати захист конфіденційної інформації.